Разъяснение о порядке работы с электронными накладными

2022-05-20

В связи с поступающими обращениями субъектов хозяйствования о механизме работы с электронными накладными при единоличном составлении первичного учетного документа Национальная академия наук Беларуси, Министерство финансов Республики Беларусь, Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерство связи и информатизации Республики Беларусь разъяснили порядок действий субъектов хозяйствования при подписании электронных накладных, в том числе в случае необходимости внесения в электронную накладную изменений и (или) дополнений по результатам приемки товаров либо по иным причинам.

Разъяснение Национальной академии наук Беларуси, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерства связи и информатизации Республики
Беларусь от 29.03.2022 № 25-02/2102, 15-1-20/17, 8-2-11/00702, 05-09/1409 «О порядке внесения сведений в систему электронного обмена данными» размещено на официальном сайте МНС по адресу в сети Интернет http://www.nalog.gov.by/ в разделе Актуальное/Налоговый контроль/Товарно-транспортные документы/Товарно-транспортные и товарные накладные создаваемые в виде электронных документов (электронные накладные).
С учетом подпункта 2.2 пункта 2 Указа Президента Республики Беларусь от 31 октября 2019 г. № 411 «О налогообложении» требования к процессу создания, передачи, получения, а также к форматам электронных накладных определены в техническом нормативном правовом акте «Структура и формат электронных накладных», утвержденном постановлением Национальной академии наук Беларуси, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 19.12.2019 № 12/76/42/20 (далее - ТНПА).
Учитывая, что с 5 декабря 2021 г. вступило в силу постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 17 ноября 2021 г. № 64 «Об изменении постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 12 февраля 2018 г. № 13», предусматривающее, что первичный учетный документ (далее - ПУД), подтверждающий совершение хозяйственной операции, может быть составлен участником хозяйственной операции единолично в случае отпуска товаров грузоотправителем (принятия товаров грузополучателем), являющимся участником электронного обмена данными (Electronic Data Interchange (EDI), с последующим внесением сведений об этих хозяйственных операциях в систему электронного обмена данными (Electronic Data Interchange (EDI) в порядке, установленном законодательством, полагаем возможным руководствоваться следующим порядком.

1. При отсутствии необходимости внесения изменений и (или) дополнений в электронную накладную.

Вслучае невозможности подписания электронной накладной материально-ответственное лицо грузополучателя (далее - МОЛ) при принятии товаров составляет ПУД, подтверждающий совершение этой хозяйственной операции единолично. В соответствии с установленным у субъекта хозяйствования графиком документооборота такой ПУД передается ответственному лицу грузополучателя, определенному локальным актом субъекта хозяйствования, для подписания электронной накладной в срок не позднее 10 рабочих дней с момента ее создания. При этом в сообщение «Ответ на электронную товарно-транспортную накладную» (BLRWBR) или в сообщение «Ответ на электронную товарную накладную» (BLRDNR) вносятся сведения:
о МОЛ (должность, фамилия, инициалы), и ПУД, составленном им единолично при принятии товаров (наименование, дата и номер документа) – в поле «Принял грузополучатель»;
об ответственном лице, обеспечивающем подписание электронной накладной (должность, фамилия, инициалы, подпись) – в дополнительное поле электронной накладной.

2. В случае необходимости внесения в электронную накладную изменений и (или) дополнений по результатам приемки товаров либо по иным причинам (несоответствие информации о средствах идентификации с фактически нанесенными на поступивший товар средствами идентификации, незаполнение грузоотправителем сведений о товарах, подлежащих прослеживаемости, и др.):

МОЛ единолично составляет ПУД, подтверждающий совершение хозяйственной операции (принятие товаров грузополучателем);
по результатам приемки товаров составляются документы, предусмотренные частью второй пункта 31 или частью второй пункта 47 ТНПА.
Составленные документы передаются ответственному лицу грузополучателя, определенному локальным актом субъекта хозяйствования, для инициирования внесения в электронную накладную изменений в порядке, установленном пунктами 50 – 55 ТНПА.
При этом с учетом пункта 55 ТНПА корректировка проводится путем составления новой накладной и отмены первоначальной накладной.
Исходя из положений части третьей пункта 31 и части третьей пункта 47 ТНПА, информация о документах, оформленных при принятии товаров (наименование документа, дата составления документа, номер документа), а также сведения об ответственном лице, обеспечивающем внесение этой информации в электронную накладную (должность, фамилия, инициалы, подпись), вносится грузополучателем в дополнительные поля сообщения «Ответ на электронную товарно-транспортную накладную» (BLRWBR) или сообщения «Ответ на электронную товарную накладную» (BLRDNR), при этом сведения о МОЛ и ПУД, составленном им единолично при принятии товаров, вносятся в поле «Принял грузополучатель» новой электронной накладной.
Новая электронная накладная должна быть составлена и направлена грузополучателю в срок не позднее 10 рабочих дней с момента создания отменяемой электронной накладной.
В целях обеспечения взаимосвязи новой и отменяемой электронных накладных, информация о номере отмененной электронной накладной указывается в подразделе «Дополнительные поля накладной» сообщений BLRWBL (ЭТТН), BLRDLN (ЭТН).
Указанный выше порядок применяется при условии его закрепления в локальных правовых актах субъекта хозяйствования.