«Приятно, когда удается помочь!»

2022-12-04

30 ноября, в последний день осени, свой профессиональный праздник отмечают сотрудники подразделений защиты государственных секретов и документационного обеспечения органов внутренних дел Республики Беларусь. Важной в повседневной работе правоохранителей службе, которая неизменно старается держаться в тени, исполнилось 102-года. Впечатляющая дата говорит сама за себя: милиционерам прошлых лет, да и современным сотрудникам невозможно обойтись без ежедневной помощи, которую оказывают им «блюстители секретов». Последние, в свою очередь, стараются по максимуму помогать правоохранителям, служебная деятельность которых строго регламентируется нормативно-правовыми актами.

Мне удалось побеседовать со старшим инспектором отделения защиты государственных секретов и документационного обеспечения Ленинского РУВД г. Могилева Анной Гавриловой, которая в 2021-ом году была признана лучшим сотрудником своего подразделения, и узнать у нее о специфике и особенностях службы в подразделении:

— Руководство деятельностью нашего отделения осуществляет Ольга Будишевская, которая несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отделение задач, обеспечение режима секретности и организацию правильного и своевременного ведения делопроизводства. Так же каждая из наших сотрудниц вне зависимости от направления деятельности, выполняет огромный объем работы по обработке исходящей и входящей корреспонденции. Это и сортировка корреспонденции, и ее регистрация, далее выдача сотрудникам РУВД, осуществление контроля за исполнением документов в срок, а также проверка правильности оформления документов: наличие необходимых реквизитов, наличие приложений, необходимого количества экземпляров. Последнее является крайне важным в нашей работе — документы поступают в различные государственные инстанции, ни в коем случае нельзя допустить, чтобы они имели хотя бы небольшие неточности. Все должно соответствовать установленным правилам.

Сотрудницы отделения осуществляют своевременную регистрацию поступающих письменных обращений граждан и юридических лиц (по почте, Интернету или непосредственно от заявителей), контроль за сроками разрешения обращений, своевременное направление ответов по ним:

— Мы прекрасно понимаем, что это очень важно для граждан, которые нуждаются в помощи сотрудников правоохранительных органов, всегда разъясняем куда они могут обратиться по своему вопросу, ведем запись на прием к руководству нашего РУВД, по сути, являемся «связующим звеном».

Так же наши сотрудницы формируют дела в соответствии с номенклатурой, обеспечивают их сохранность, в установленные сроки готовят документы на уничтожение.

— Можно сказать, что наша служба — будто бы кровеносная система человека, и мы, подобно ей, обеспечиваем циркуляцию крови в едином организме районного управления, только кровь — это многочисленные документы, которые ежедневно приходят в адрес Ленинского РУВД г. Могилева. Кроме этого есть определенная группа документов: это распорядительные ведомственные документы, постановления Совета Министров Республики Беларусь, Указы Президента Республики Беларусь, которые регистрируются в нашем подразделении, а мы стараемся максимально оперативно ознакомить сотрудников управления с такими документами — реалии современного времени диктуют свои правила: нужно быть оперативными, грамотными, профессиональными.

По словам Анны Александровны, руководитель ее подразделения ежедневно занимается всеми вопросами, касающимися деятельности пяти подчиненных сотрудниц, помогает им максимально оперативно добиваться поставленных начальником РУВД задач:

— Ольга Сергеевна принимает меры по обеспечению сотрудниц необходимыми инструктивными и справочными материалами, инвентарем, оборудованием, техническими средствами. К тому же руководитель осуществляет методическое руководство делопроизводством: мы на постоянной основе посещаем учебные семинары, стараемся узнать как можно больше о службе. Начальник также контролирует правильное формирование, хранение и своевременную сдачу документов в архив, подготовку справок о сроках соблюдения документов.

Анна Александровна никогда не отказывает коллегам из других подразделений, которые обращаются к ней с вопросами по действующей документации, просят совета или разъяснений. Специалистка уверена, что одно из важнейших качеств работниц канцелярии — внимательность и способность выслушать человека, внимание к мелочам и деталям, скрупулезность в проверке переданных ей документов:

— Досконально изучая приходящие в районное управление постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства, я стараюсь максимально внимательно изучать новую информацию. После именно от этого будет зависеть, насколько оперативно и профессионально я смогу организовать работу с документами и с людьми, которым необходимы эти документы. Считаю, что в работе мелочей не бывает — важна каждая отпечатанная или написанная от руки строчка, и именно сотрудники моего подразделения следят за тем, чтобы информация была четкой, своевременной, полезной.

Старший инспектор не может точно сказать, какое из подразделений Ленинского РУВД г. Могилева обращается в канцелярию больше — у каждого своя нагрузка, ритм, документооборот. Однако, кто бы не пришел в подразделение — каждый получит ответ на свой вопрос.

— Необходимо работать в команде, добросовестно выполнять поставленные задачи, помогать своим коллегам, учиться и следить за изменениями в своем деле, чтобы успеть быть полезным остальным службам. У нас это здорово получается, я рада, что тружусь в отлаженном, точно механизм, коллективе, который всегда придет на выручку. Мы занимаемся действительно важным делом, к тому же приятно, когда удается помочь коллеге!

Официальный представитель Ленинского РУВД г. Могилева
Елена Симонова